DÉTENEZ-VOUS LA DOCUMENTATION NÉCESSAIRE POUR VOS FRAIS DE GESTION?
Utilisez-vous plus d’une société (ou autres entités telles que des fiducies ou des sociétés en nom collectif) à des fins professionnelles? Avez-vous recours à des frais de gestion pour facturer des dépenses de gestion centrale à ces entités ou pour facturer des services fournis à d’autres entités? Si tel est le cas, non seulement les frais que vous facturez doivent être raisonnables, mais il est aussi crucial que vous puissiez prouver qu’ils sont de véritables frais de gestion en vous appuyant sur la documentation adéquate qu’un vérificateur de l’Agence du revenu du Canada (ARC) est en droit d’exiger pour s’enquérir des détails concernant la facturation de ces frais.
Dans une affaire récente, Les Entreprises Rejéan Goyette Inc., jugée par la Cour canadienne de l’impôt, le juge a rejeté la déduction des frais de gestion, car le contribuable n’était pas en mesure de prouver que les frais en question étaient de véritables frais de gestion. En l’espèce, un particulier était l’actionnaire majoritaire d’une société de portefeuille détenant deux filiales en propriété exclusive (que nous appellerons X et Y), dont les frais de gestion intersociétés faisaient l’objet du litige. X était une société de construction d’habitations résidentielles. La société Y était chargée de l’achat de terrains pour le développement urbain et de la préparation des parcelles pour X. Y payait les coûts usuels de développement du terrain, tandis que X payait tout travail de développement « hors
de l’ordinaire ».
X payait les frais de gestion intersociétés à Y, permettant ainsi à Y de compenser ses pertes autres qu’en capital pour les années d’imposition en question. La déduction des frais a toutefois été rejetée. Ce plan aurait pu fonctionner si les frais en question avaient été de véritables frais de gestion, et c’est sur ce point que X a perdu le procès. Aucun accord n’avait été signé en matière de prestation de services de gestion ou de paiement de frais de gestion par X à Y, et aucun règlement autorisant de tels services ou paiements n’avait été établi. Seules deux factures ont été présentées aux tribunaux comme preuve de ces frais, factures qui indiquaient uniquement le montant total des frais et la période à laquelle ils faisaient référence (une année entière par facture). Aucun renseignement n’a été communiqué concernant les services fournis, leur nature, leur prestataire et le nombre d’heures qu’ils ont représenté. X a allégué que les frais étaient liés à un travail d’aménagement « hors de l’ordinaire » incluant la supervision dudit travail et qu’ils correspondaient à des services de gestion qui auraient dû être facturés par Y. Mais cette explication ne coïncidait pas avec les registres financiers d’Y. En outre, aucuns frais similaires n’avaient été facturés par d’autres sociétés d’aménagement du terrain exerçant au sein du groupe. A la fin, la Cour a conclu que la société Y ne fournissait pas de prestation de services de gestion et que les frais ont été payés en tant que « planification fiscale » mise en place pour pouvoir utiliser les pertes autres qu’en capital d’Y.
Cette affaire est là pour rappeler que lorsque des frais de gestion intersociétés sont engagés, il existe une obligation légale de paiement de ces frais et qu’une documentation adéquate est essentielle. Le montant facturé doit aussi être raisonnable relativement au travail effectué. L’ARC examine généralement les éléments suivants comme preuve de frais de gestion véritables :
Des renseignements généraux relatifs à la société :
- les noms des actionnaires ainsi que le nombre d’actions détenues par chacun d’entre eux.
Une liste des frais de gestion payés, notamment :
- les noms des destinataires et leur numéro d’assurance sociale/commerciale;
- le montant payé et la date de paiement;
- le moyen de paiement, par chèque ou par écriture de journal; et
- la relation entre la société et les destinataires.
Des détails concernant les services fournis, à savoir :
- une description du travail effectué;
- le temps passé; et
- des précisions concernant la fréquence des services fournis.
Il se peut également que l’ARC demande une copie du contrat de service liant les parties entre elles. Même si vous utilisez les renseignements ci-dessus pour définir le montant de vos frais de gestion, nous vous conseillons toutefois de conserver les documents nécessaires dans l’éventualité où l’ARC vous les demanderait (plutôt que d’avoir à les chercher plus tard).
Il est également important de résister à l’envie de facturer un montant raisonnable calculé sur la base d’estimations et de données générales. L’ARC exigera des preuves spécifiques concernant la façon dont vous avez calculé vos frais de gestion. Nous vous recommandons aussi de conserver des copies des feuilles de temps des employés fournissant le service indiquant la durée et une description détaillée du travail effectué pour l’autre société. Il est essentiel de se souvenir que, sans ces preuves, des frais, même raisonnables, peuvent être rejetés si la documentation à l’appui est insuffisante.
Si vous avez des questions concernant la documentation à fournir pour des frais de gestion, communiquez avec votre conseiller de BDO. Il vous fera savoir si vos frais de gestion sont suffisamment documentés.
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