Article sur la fiscalité
Nouvelles procédures de dispense pour les employés non-résidents
Auteur: Audra Haber
Date:
août 2010
Conformément à la législation canadienne, les employeurs doivent retenir l’impôt sur le revenu à la source pour toute rémunération provenant du Canada payée aux employés non-résidents pour des services rendus au Canada. Cette exigence s’applique à tout employeur ayant des employés au Canada, y compris des employés non-résidents. La rémunération (incluant les salaires, les primes et les commissions) payée aux employés non-résidents offrant leurs services au Canada est sujette aux mêmes retenues, versements et obligations de déclaration que celles qui s’appliquent aux employés canadiens résidents : les déductions doivent être faites à la source en fonction de taux progressifs et versées conformément à la réglementation en vigueur. Toutefois, si un employé est résident d’un pays signataire d’une convention, il peut être exempté d’impôts au Canada en vertu d’une convention fiscale. Dans de telles situations, l’employeur peut obtenir une dispense de la part de l’Agence du revenu du Canada (ARC) le dégageant de l’obligation de retenir l’impôt à la source. L’employé non-résident doit tout de même faire une déclaration de revenus afin de déclarer les revenus qu’il perçoit de ses emplois au Canada. Toutefois, avec une dispense, l’employé ne sera pas obligé d’attendre le remboursement de la retenue des impôts canadiens et l’employeur évite ainsi les pénalités pouvant s’appliquer lorsque les impôts ne sont pas retenus à la source.
Traditionnellement, une dispense formelle devait être obtenue auprès de l’ARC afin que l’employeur soit dispensé de ses obligations de retenue d’impôt (si les services avaient été rendus au Québec, une dispense devait être obtenue de la part de Revenu Québec) au moins 30 jours avant la date à laquelle l’employé commence à fournir ses services au Canada. Pour plusieurs entreprises qui demandent à leurs employés de voyager au Canada sans préavis, l’obligation de formuler une demande de dispense avant la date de début du travail était souvent impossible.
Nouvelles procédures
L’ARC a récemment annoncé la mise en place de nouvelles procédures permettant d’obtenir des dispenses pour les employés non-résidents exemptés d’impôts au Canada en vertu d’une convention fiscale et qui gagnent un revenu annuel minimal au Canada (moins de 10 000 $ CA pour un résident des États-Unis et moins de 5 000 $ CA pour un résident d’un pays non-signataire d’une convention). Plus spécifiquement, l’ARC permettra maintenant qu’une demande de dispense soit faite conjointement par l’employeur et l’employé non-résident dans certaines circonstances. Selon l’ARC, le formulaire R102-J, Demande de dispense à l’application de l’article 102 du Règlement – Demande conjointe employeur/employé (R102-J) doit être utilisé dans des circonstances où un employé sera exempté d’impôts au Canada en vertu d’une convention fiscale et lorsqu’il n’est pas aisé de faire une demande de dispense ou de numéro d’identification-impôt (NII) ou numéro d’assurance sociale (NAS) requis avant la date de début des services en raison de la nature des services effectués. Selon l’ARC, cette dernière fournira une dispense prenant effet à une date antérieure à la date de la demande s’il s’agit de l’un des types de services suivants :
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l’entretien d’équipement selon les besoins;
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la consultation; ou
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les services pour lesquels les noms des employés entrant au Canada, et la date d’entrée, ne peuvent être connus qu’à la dernière minute.
Un NII est normalement assigné à un individu non-résident s’il a fait une demande de dispense ou de réduction des retenues, ou encore s’il a déjà fait une déclaration d’impôts sur le revenu au Canada par le passé. Ce formulaire de demande de dispense ne remplace pas les procédures d’immigration en vigueur, telles que l’obtention des permis de travail adéquats.
Lorsque l’employeur facilite la préparation des demandes de NII et de dispenses de retenues fiscales pour plusieurs employés, la procédure accordera davantage de temps pour fournir des renseignements à l’ARC.
Il est important de noter que, pour être en mesure d’utiliser le formulaire R102-J, les employés non-résidents doivent soit être résidents des États-Unis et s’attendre à ce que les revenus qu’ils percevront de services à rendre au Canada soient inférieurs à 10 000 $ CA par an, soit être résidents d’un autre pays signataire d’une convention et s’attendre à ce que les revenus qu’ils percevront de services à rendre au Canada soient inférieurs à 5 000 $ CA par an, mais aussi à être exemptés d’impôts au Canada.
Pour obtenir une liste détaillée du type de renseignements à fournir sur le formulaire
R102-J, consultez la page http://www.cra-arc.gc.ca/tx/nnrsdnts/cmmn/rndr/wthhldng-fra.html.
Une fois que l’ARC a approuvé la demande conjointe, elle fournit une lettre à l’employé et à l’employeur autorisant l’employeur à ne pas retenir d’impôt sur les paiements qui sont remis à l’employé. L’autorisation prendra effet à la date la plus ultérieure des deux dates suivantes :
Conformité
Dans le cas où un employeur ne réussit pas à fournir les NII de 90 % des employés pour lesquels des dispenses R102-J ont été accordées, l’ARC peut exiger ou non des NII pour toutes les demandes de dispense à venir. L’ARC basera sa décision d’exiger des NII pour les demandes à venir sur l’historique des déclarations des employeurs, mais prendra surtout en considération les efforts fournis par l’employeur pour obtenir un NII ou un NAS, de même que son taux de réussite à appuyer la demande de l’employé, et la réception et la communication du NII ou du NAS à l’ARC.
L’ARC reconnaît que les circonstances peuvent changer et que le travail d’un employé au Canada peut être prolongé ou que l’employé peut gagner plus que ce qui avait été prévu au départ. Dans ce cas, l’ARC considérera que la première demande de dispense a été accordée en supposant que les renseignements fournis au départ étaient complets et corrects, à ce moment-là. Toutefois, s’il s’avère que les renseignements étaient erronés ou incomplets, l’ARC exigera des versements pour l’ensemble de la période au cours de laquelle l’employé était présent au Canada.
Qu’est-ce que tout cela signifie?
Les changements apportés par l’ARC sont un effort pour alléger le fardeau de certains employeurs et employés non-résidents qui sont contraints de voyager au Canada sans préavis. Le délai de grâce fixé à 60 jours après le début de la réalisation des services pour effectuer une demande de dispense devrait permettre à davantage d’employeurs d’obtenir celle-ci. Par contre, les montants limites de revenus gagnés au Canada sont très bas, 10 000 $ CA pour les résidents des États-Unis et 5 000 $ CA pour les résidents d’autres pays signataires d’une convention. Si un employé est exempté en vertu d’une convention fiscale, mais que le montant des revenus exemptés est supérieur, une autre demande de dispense doit être envoyée par courrier écrit à l’ARC, expliquant les faits et les circonstances appuyant l’exemption sous les termes de la convention. Si vous aviez des questions sur la façon dont vous serez affecté par ces nouvelles procédures, veuillez communiquer avec votre conseiller BDO.
